التوظيف
أمين أو أمينة سر لرئيس وأعضاء مجلس إدارة الشركة   ... إقرا المزيد

·       العدد المطلوب لشغل الوظيفة : 1 موظف واحد فقط .

·       آخر موعد لقبول الطلبات : نهاية دوام يوم الخميس الموافق 2/11/2017م .

·       الجنس  : دكر أو أنثى . 

الوصف الوظيفى لأمين السر  

التبعية : الإدارة العليا                    

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و ومدير مكتب المدير العام فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا

الرئيس المباشر:

·         رئيس وأعضاء مجلس الإدارة

المهام

 

·         إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و ومدير مكتب المدير العام .

·         إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و ومدير مكتب المدير العام .

·         المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

·         إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم .

·         تنسيق جدول مواعيد  المقابلات الخاص بالمدير العام و مدير مكتب المدير العام .

·         تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا باللغتين العربية الإنجليزية  .

·         حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها .

·         إستلام و توجيه البريد العادي و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات .

·         إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإلكترونى الخاصة بالإدارة العليا  و فهرسة هذه الرسائل .

·         تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة .

·         كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون رئيس مجلس الإدارة أو أحد أعضاء المجلس فيها

·         التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع .

·         مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى .

·         إستقبال و إجراء الإتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين .

·         تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على رئيس مجلس الإدارة و متابعة القرارات بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها.

·         التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا .

·         التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا وأفراد العمل بمكتب الإدارة العليا .

·         توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها مجلس الإدارة و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة .

·         إجراء الحجوزات الخاصة بمجلس الإدارة ( حجوزات التداكر – حجوزات حضور مؤتمرات ومعارض – حجوزات إجراء أجتماعات  بالتنسيق مع الإدارات المختصة في الشركة ومع الجهات الخارجية .

·         كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و وإحالته للسيد رئيس مجلس إدارة الشركة .

·         أمين السر مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء أمانة السر وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

·         مع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لأمين السر .

 

الخــبرات:

·         أمين السر للإدارة العليا يفضل أن يكون له خبرة بأعمال أمانة السر لا تقل عن ( 5 ) سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل

اللـغــات:

·         اللغة العربية : بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية

·         اللغة الإنجليزية:جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)

المهــارات:

أمين السر للإدارة العليا يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

·         حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)

·         تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)

·         التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف

·         التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة

·         التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف

·         التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)

·         التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف

·         التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

·         مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين

·         المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك

·         إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

السمات الشخصية:

يجب أن يتحلى أمين السر للإدارة العليا بالسمات التالية:

·         الإنضباط فى المواعيد

·         التركيز و المنطقية فى التفكير

·         معدل ذكاء عالى

·         هادىء الطباع و غير إنفعالى

·         اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

·         حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

·         حسن المظهر و الأناقة

·         القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

المؤهلات المطلوبة

  • مؤهل جامعى أو ما يعادله في التخصصات ( إدارة ، نظم معلومات ، حاسوب ، إقتصاد وعلوم سياسية ، لغات  )

 

السمات الشخصية المطلوبة

مهارات إدارية عالية  لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم

إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

 قدرة عالية على علاج المشكلات.

 

مواعيد العمل

من 8 ص إلى 4 م

 

العطلة الأسبوعية

 الجمعة - السبت

 

برجاء إرسال السيرة الذاتية الإيميل التالي :

REC@litc.ly

مع ضرورة كتابة عنوان الوظيفة في عنوان الإيميل

ملاحظة : لن يتم النظر في أى ايميل بدون عنوان الوظيفة

لتعبئة نموذج الوظيفة أضغط هنا

© WINTER 26-DESIGN STUDIO 2013. All rights reserved الرئيسية | عن الشركة | اتصل بنا